導入事例

パナソニック エイジフリー
ケアセンター清瀬上清戸様

DRIVEBOSSの導入により
送迎計画の作成時間を約6分の1に低減、
利用者に接する時間の増加も実感

  • 利用者宅への到着時間の目安を、PC画面上で確認することが可能に
  • 直観的な操作性と“前週コピー”機能の活用で、計画作成時間が約6分の1に
  • 送迎計画作成業務の属人性も、大幅に低減
  • 今後はカーナビ連携を図り、ドライバーへの緊急連絡などにも活用

介護関連事業を展開するパナソニック エイジフリーでデイサービス事業を担うライフサポート事業部は、全国に98のケアセンターを保有し(2017年10月現在)、約400台の車両で朝夕、利用者の送迎を行っている。そうしたケアセンターの1つであるパナソニック エイジフリーケアセンター清瀬上清戸では、日々通ってくる多くの利用者に対して、生活リハビリに加えて、食事や入浴介護などのデイサービスを提供している。これまで同ケアセンターでは、毎日の送迎計画の作成業務に多大な手間がかかっており、利用者に応接する時間が割かれてしまうという課題を抱えていた。そこでより効率的な計画作成作業を実現するために導入したのが、パナソニック カーエレクトロニクスの提供する介護事業者向け送迎支援サービス「DRIVEBOSS」だった。

送迎計画の作成業務に、毎日1時間以上の時間が取られていた

パナソニック エイジフリー
ケアセンター清瀬上清戸
デイサービス 生活相談員
八重樫湖冬氏

2016年4月に介護関連のグループ企業4社が合併して発足したパナソニック エイジフリーは、在宅および介護施設による介護サービス事業、介護ショップ事業、介護機器・設備事業を展開している。このうち介護サービス事業で、デイサービスを担う介護保険事業所の1つが、パナソニック エイジフリーケアセンター清瀬上清戸だ。

同ケアセンターでは、合計で約120名の利用登録者を抱え、1日最大利用人数は40名、基本的に週6日間の営業で、毎日平均して34~35名の利用者が通ってくる。また車両台数は、車椅子2台が搭載できる定員10名のバンが3台、車椅子1台が搭載できる定員6名の普通車が2台で、毎日4~5台が稼働している。

これまで同ケアセンターでは、主に1名の生活相談員が毎日、翌日分の送迎計画を作成していた。従来の課題について、パナソニック エイジフリーケアセンター清瀬上清戸 デイサービス 生活相談員の八重樫湖冬氏は、次のように説明する。

「基本的に送迎計画を作るのは私が主担当ですが、休みなどを取る場合には所長が代行しています。計画を作成できるのは私たち2名だけですね。それで翌日朝夕の送迎計画を前日の午前中に作成しているのですが、今まではその作業に最低でも1時間以上はかかっていました」(八重樫氏)。

さらに同ケアセンターでは、送迎計画を作成した後、午後から別のスタッフが、翌日送迎予定の全利用者宅に電話で迎えに行く時間の連絡を入れるという運用を行っている。送迎計画の作成を午前中に完了させて、午後には電話できる体制を整えておかなければ、1日の業務全体がうまく回らないという実情だった。

電話連絡をした際には、利用者の都合により毎日休みや迎えに行く時間の変更が入るが、その際の計画修正にかかる時間は最大でも10分程度とのことで、送迎計画の変更作業自体は、それほど大きな負荷ではなかったとのことだ。

送迎計画の作成時には“利用者全員の自宅の場所”を記憶していることが前提に

パナソニック エイジフリー
ケアセンター清瀬上清戸
所長 戸上美乃里氏

同ケアセンターでは、利用者の住所や利用状況など各種情報を管理するために介護システムを利用しているが、これまで送迎計画を作成する作業は、この介護システムが搭載している送迎ルート作成機能を使って行っていた。当時の状況について、所長の戸上美乃里氏は、次のように説明する。

「介護システムに保存されている利用者様の情報と送迎計画の作成機能を使って、翌日いらっしゃる利用者様の送迎の順番を考えて並べていき、併せて詳細時間を手作業で入力していました。そうして作成した計画をプリントアウトして、送迎車の運転手さんと同乗する介護スタッフの方にお渡ししていたのです。ただし介護システムの機能では地図までは表示されず、皆さんにお渡しするプリントアウトにも地図は付けていませんでした」(戸上氏)。

つまり介護システムで送迎計画を作るためには、“利用者全員の自宅の場所が頭の中に入っている”ことが前提になっていたということだ。送迎計画作成の主担当である八重樫氏は、現在の利用登録者約120名に加え、過去の利用者分も含めると合計で約400名分の自宅の場所をほぼ全て記憶しているという。

「むしろ地図を広げてしまうと逆に混乱して、もっと時間がかかってしまうという感じですね。全て記憶で作っているところがありました」(八重樫氏)。

八重樫氏は、現在キャリア5年目で、過去には約2年間、送迎車に同乗して利用者宅を巡回し、また自身がドライバーとして送迎車を運転する機会もあったという。こうした経験があったからこそ、全利用者の自宅の場所を記憶することができた。これは利用者宅の知識の無いスタッフが、地図を見ながら送迎計画を作っていたのでは、約1時間では済まないということだ。ちなみに利用者宅の場所を全て覚えているという点については、所長の戸上氏も同様だ。

「さらに介護システムの機能を使った計画作成作業では、記憶している利用者様の自宅の場所を拠り所に、あくまで“自分の感覚”で移動時間を計算をしてルートを作成することになるので、正確な時間の配分が難しかったという点も、大きな悩みどころでした」(八重樫氏)。

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